Als we in Nederland toch ergens om bekend staan dan is het wel onze poldercultuur, wat ook zeker zijn voordelen heeft, maar we besteden aan de andere kant heel veel tijd aan vergaderen en afstemmen. En je hebt het waarschijnlijk vast wel eens een keer meegemaakt dat je in een vergadering zat en jezelf afvroeg: ‘’Wat doe ik hier? Ik heb nog zoveel andere dingen te doen?’’ en dat een vergadering van een paar uur ook makkelijk in een half uur gedaan had kunnen worden. Dit heeft allemaal te maken met effectief vergaderen. Volg onderstaande tips en dan wordt de volgende keer vergaderen bij de Ruwenberg een stuk leuker en vooral korter.
Wat is het doel?Ten eerste is het belangrijk om te weten waarom je nu precies een vergadering gaat houden en wat het precieze doel ervan is. Gaat het over het maken van een definitieve beslissing, is het vooral bedoeld om te brainstormen voor de webshop of wil je vooral een paar belangrijke mededelingen te doen? Door dit duidelijk te hebben creëer je een kader waarin je kunt werken en geef je een duidelijk beeld van de vergadering aan de deelnemers. Effectief vergaderen? Wees transparantEen goed begin is het halve werk om maar zo te zeggen en gelukkig kan bij vergaderen minstens de helft van het werk al voor de vergadering gedaan worden. Door een duidelijk agenda te maken waarin je aangeeft wat je precies wilt in combinatie met een duidelijke vraagstelling en informatie kunnen mensen die hier iets van moeten vinden dit al doen voordat ze aan tafel zitten. Zo kan je zo snel mogelijk ook beginnen met het vergaderen zelf. Locatie, locatie, locatieEen fijne omgeving is essentieel voor mensen om zich comfortabel te voelen en schept de basis voor een fijne en open sfeer om zo goed met elkaar te communiceren. Ben je van plan om de vergadering op eeen externe locatie plaats te vinden? Let dan bij het boeken van een mooie hotel en vergaderlocatie op een paar belangrijke punten. Ten eerste hoe is de sfeer op de locatie? Zijn er voldoende faciliteiten en zijn het fijne stoelen om langer op te zitten? Niemand wordt namelijk blij van een zere rug. Of wat dacht je van voldoende daglicht en een goed regelbare temperatuur? Dit zijn allemaal dingen die effect kunnen hebben op de stemming van mensen. Effectief vergaderen? Even een kopje theeWanneer het gaat om belangrijke beslissingen kan er best wat spanning ontstaan en dat wil je natuurlijk niet meenemen naar het volgende onderwerp. Wees dan ook niet bang om na zo’n moment even een kleine pauze in te lassen en een kop thee of koffie te pakken. Hetzelfde geld natuurlijk ook bij het vieren van successen. Daar mag je echt wel even bij stilstaan. |
2 thoughts on “Effectief vergaderen? 4 Tips waarmee alles op rolletjes loopt!”